אתה בוועד. זה אומר מה?

1. הבוט פותח קריאה ושולח לקבוצה הפנימית

   כשדייר כותב בקבוצה הראשית — הבוט פותח קריאה אוטומטית עם מספר, ומציע לנציג התחזוקה לאשר. אתה מקבל התראה אישית.

2. אשר / סגור / העבר תוך 6 שעות

   שלח ##אישור 1042 כדי לקחת אחריות. ##העבר 1042 אם זה לא בתחום שלך. ##סגור 1042 כפול אם זה דופליקט. כל פקודה לבוט מתחילה ב-##.

3. צור קשר עם הספק הרלוונטי

   פרטי כל הספקים שמורים בדשבורד הפנימי. שלח להם את מספר הקריאה (לא שמות דיירים) — הם יקבלו את הפרטים מהמערכת.

4. עדכן את הקבוצה

   שורה אחת מספיקה: "שלחתי לחשמלאי, הגעה משוערת 16:00". המערכת מתעדת. הדיירים רואים.

5. סגור את הקריאה כשנסגרה

   שלח ##סגור 1042 הוחלף נורה, 75 ₪. המערכת שולחת הודעת סיום אוטומטית לקבוצה ולמשפחה שדיווחה.

המשימות שתפעיל בהן בקרה

הזרימה הסטנדרטית — כל משימה

1. 30 יום מראש — תזכורת ראשונה

   קיבלת התראה: "בעוד 30 ימים — בדיקת מעלית". שלח ##אישור משימה elev-2026-10. זה הזמן לקבל 2-3 הצעות מחיר חלופיות, לא רק מהספק הקיים. שמור הצעות בדשבורד.

2. 14 יום מראש — בחירת ספק + תיאום

   בחר ספק (זול ביותר שעומד בתנאים). שלח לו תאריך + תנאים בכתב. רשום בדשבורד את הספק + הסכום + תאריך מאושר.

3. 3 ימים מראש — הודעה לדיירים

   המערכת מציעה ניסוח אוטומטי. קרא אותו, תקן אם צריך, אשר. ההודעה תישלח אוטומטית 24 שעות לפני המועד.

4. יום הביצוע — נוכחות מומלצת

   אם הבדיקה במהלך יום עבודה — מומלץ שאחד מחברי הוועד יהיה זמין לפתוח את הדלת ולוודא שהספק מגיע. אם זה לא אפשרי — תאם עם שכן זמין.

5. סיום הביצוע — סגירה במערכת

   תוך 24 שעות מסיום: שלח ##סיים משימה elev-2026-10. צרף תעודה / חשבונית (תמונה). המערכת תאריך את הצפי הבא (אוקטובר 2027).

6. בעיה במהלך הבדיקה? פתח קריאה

   אם נמצאה תקלה שדורשת תיקון נוסף (למשל "המעלית נכשלה — חייבת תיקון"), פתח קריאה נפרדת: ##דחוף תיקון מעלית בעקבות בדיקה.

מדדי ביצוע שכל ספק נמדד לפיהם

נהלי בקר — לפי תדירות

1. שבועי — דוח ניקיון

   5 דקות. בדוק שכל הביקורים בוצעו. שכל האזורים סורקו. שזמני העבודה הגיוניים.

2. חודשי — סקירת מדדי ביצוע

   15 דקות. לכל ספק בנפרד — בדוק מספרי ביצוע. אם יש ספק שיורד מתחת ל-85% חודשיים ברצף — פגישה.

3. רבעוני — סיור פיזי

   סיור של 30 דקות בבניין עם נציג נוסף. תיעוד תמונות → דשבורד.

4. שנתי — סקירת חוזה

   חודש לפני חידוש: בקש 2 הצעות מחיר חלופיות. השווה. גם אם הספק הקיים זוכה — יש לך בסיס למשא ומתן.

איך פותחים הצבעה?

1. נסחו את ההחלטה בעמוד אחד

   מה ההחלטה? למה? כמה זה עולה? מה היתרונות / חסרונות? אל תסתירו שיקולי-נגד — שכן שמרגיש שמסתירים מידע — מצביע נגד באופן אוטומטי.

2. הגדירו כמה זמן לאיסוף תשובות

   סטנדרט: 7 ימים. החלטה דחופה: 48 שעות מינימום. אסור פחות מ-48 שעות.

3. שלחו ההצבעה דרך הבוט

   הבוט שולח לכל דייר הודעה פרטית עם פרטים + 2 כפתורים. תזכורת אחת אחרי 4 ימים. תזכורת אחרונה יום לפני סגירה.

4. פרסמו תוצאה

   בקבוצה הראשית: "ההצבעה הסתיימה. בעד: 22, נגד: 8. ההחלטה אושרה." בלי שמות.